Уведомление о конфиденциальности клиента

В процессе работы с нами мы попросим вас предоставить нам подробную личную информацию, касающуюся ваших текущих обстоятельств, вашего финансового положения и, в некоторых случаях, вашего здоровья и истории болезни вашей семьи. (your personal Data).  Этот документ очень важен, поскольку он позволяет нам объяснить вам, что мы должны делать с вашими персональными данными, а также различные права, которые вы имеете в отношении ваших персональных данных.

Кто мы

City Mortgages Club Ltd provides mortgage and protection advice through experienced and qualified advisers based in the UK.

City Mortgages Club Ltd определяет цели и способы обработки персональных данных клиентов в рамках предоставления консультаций. Это означает, что мы являемся операторами данных (контролерами) для этих консультационных услуг и, соответственно, несем ответственность за управление этими данными клиентов и обеспечение соблюдения законодательства.  

Что мы подразумеваем под «вашими персональными данными»?

Ваши персональные данные — это любая информация, которая описывает или относится к вашим личным обстоятельствам. Ваши персональные данные могут идентифицировать вас напрямую, например, имя, адрес, дату рождения, номер национального страхования. Ваши персональные данные также могут идентифицировать вас косвенно, например, информация о вашем трудоустройстве, истории физического или психического здоровья или любые другие данные, которые могут быть связаны с вашей культурной или социальной идентичностью.

В контексте оказания вам помощи в получении персональных консультаций ваши личные данные могут включать:

• Название, имя, дата рождения, пол, национальность, гражданское/брачное состояние, контактные данные, адреса и документы, необходимые для подтверждения вашей личности.
  
  
• Информация о занятости и вознаграждении (в том числе о зарплате/бонусах/ сверхурочных/больничных/других льготах), трудовая книжка.
  
  
• Данные банковского счета, налоговая информация, займы и кредитные обязательства, личная кредитная история, источники доходов и расходов, семейное положение и сведения об иждивенцах.
  
  
• Данные специальной категории. Например, состояние здоровья и история болезни, сведения о лечении и прогнозе, а также медицинские заключения. (Более подробная информация об обработке, которую мы можем предпринять в отношении такого рода информации, приведена ниже).
  
  
• Подробные сведения о любых ранее существовавших инвестиционных, защитных или ипотечных продуктах, а также о связанных с ними условиях и положениях.

Основание, на котором наша фирма будет обрабатывать ваши личные данные

Когда мы общаемся с вами по поводу ваших требований, мы делаем это на основании того, что обе стороны заключают договор на предоставление услуг. Для исполнения этого договора и организации необходимых вам продуктов мы имеем право использовать ваши персональные данные. Это также необходимо для того, чтобы предоставить вам полностью и должным образом персонализированную консультацию, адаптированную к вашим конкретным обстоятельствам.

Альтернативно, как в ходе первоначальных обсуждений с вами, так и после прекращения договора между нами по любой причине, мы имеем право использовать ваши персональные данные, если это соответствует нашим законным деловым интересам и при этом не нарушает ваших прав. Например, нам может потребоваться отвечать на запросы ипотечных кредиторов, регуляторов, страховых компаний и нашего поставщика услуг по соблюдению норм, касающиеся консультаций, предоставленных вам, либо связываться с вами для получения обратной связи о предоставленном сервисе.

Иногда мы используем ваши персональные данные для выполнения договорных обязательств перед нашим регулятором, The Financial Conduct Authority, или для более широкого соблюдения любых законных или нормативных требований, которым мы можем быть подчинены. В таких случаях мы обрабатываем ваши персональные данные для выполнения юридических, комплаенсных или иных регуляторных обязательств, возложенных на нас.

Основание, на котором мы будем обрабатывать определенные части ваших личных данных

При обсуждении ваших финансовых планов мы должны будем спросить вас о вашем этническом происхождении, вашем здоровье и истории болезни.Ваши данные специальной категории).  We will record and use Your Special Category Data in order to ensure we recommendations and use products that meet your needs fully.   For example, health information can have an impact on underwriting for life cover, as well as on life expectancy when considering investments and pensions.  We need to be able to ensure that we have sufficient information about these points to ensure that the products recommended are fully suited to your individual needs.

Если вы несёте родительскую ответственность за детей младше 13 лет, нам может потребоваться сохранять в наших системах информацию, относящуюся к этим детям, а возможно — и их данные особой категории. Это может быть необходимо, например, если у вашего ребёнка есть длительная проблема со здоровьем или инвалидность. 

При оформлении некоторых видов страхования вы можете раскрыть нам информацию, касающуюся исторических или текущих судимостей или правонарушений (далее "информация").Раскрытие преступлений"). Это относится к деятельности, связанной со страхованием, такой как андеррайтинг, урегулирование претензий и борьба с мошенничеством.

Мы будем использовать данные особой категории и любые сведения о криминальных фактах так же, как и ваши персональные данные в целом, согласно настоящему Уведомлению о конфиденциальности. Информация о данных особой категории и криминальных сведениях должна свободно передаваться между страховыми посредниками, такими как наша компания, и страховыми провайдерами, чтобы клиенты могли получить необходимую страховую защиту в соответствии со своими потребностями.

Как мы собираем ваши личные данные?

We will collect and record Your Personal Data from a variety of sources, but mainly directly from you. You will usually provide information during the course of our initial meetings or conversations with you to establish your circumstances and needs and preferences.   You will provide information to us verbally and in writing, including email.

We may also obtain some information from third parties, for example, credit checks, information from your employer, and searches of information in the public domain such as the voters roll.  We may need to use technology solutions to assist in the collection of Your Personal Data, for example software that is able to verify your credit status.  We will need to conduct an electronic ID check to comply with
anti-money-laundering rules.  This will include a Politically Exposed Persons (PEP) and Sanctions check.   On some occasions we may ask you to supply a Passport or Driving Licence number, as this can be required to complete an electronic ID check.

Что происходит с вашими личными данными, когда они попадают к нам?

В процессе обработки ваших личных данных мы будем:

• Записывать и хранить ваши личные данные в наших бумажных файлах, на мобильных устройствах и в наших компьютерных системах. Доступ к этой информации могут иметь только сотрудники и консультанты нашей фирмы и только тогда, когда это необходимо для предоставления вам наших услуг и выполнения любых административных задач, связанных с этими услугами или сопутствующих им.
• Предоставление ваших личных данных поставщикам продуктов и ипотечным кредиторам как на бумаге, так и в режиме онлайн через защищенный портал. Предоставление этой информации третьей стороне необходимо для того, чтобы мы могли продвигать любой запрос или заявку, поданную от вашего имени. Это также позволит нам подтвердить вашу личность у поставщика, если возникнут какие-либо вопросы.
• Использовать ваши личные данные для ответа на любые запросы, которые могут возникнуть у вас в связи с любым продуктом или полисом, который вы можете приобрести, или для информирования вас о любых изменениях в отношении этих продуктов или полисов, о которых нам может стать известно.

Обмен вашими личными данными

Время от времени ваши личные данные будут передаваться:

• Инвестиционные компании, ипотечные кредиторы и страховые компании.
  
  
• Третьи лица, которые, по нашему мнению, могут помочь нам в решении вашего вопроса или заявки, или которые могут поддержать ваши потребности, как указано. К таким третьим лицам относятся, в частности, наши консультанты по соблюдению нормативных требований, специалисты по продуктам, агенты по недвижимости, поставщики юридических услуг, таких как планировщики недвижимости, продавцы, сюрвейеры и оценщики (в каждом случае, когда мы считаем, что это необходимо в связи с вашими конкретными обстоятельствами).

В каждом случае ваши персональные данные будут передаваться только для целей, изложенных в настоящем Уведомлении о конфиденциальности клиента, то есть для продвижения в выполнении ваших финансовых требований и предоставления вам наших профессиональных услуг. 

Пожалуйста, обратите внимание, что такое предоставление ваших персональных данных не даёт третьим лицам право отправлять вам маркетинговые или рекламные сообщения. Данные передаются исключительно для того, чтобы мы могли надлежащим образом выполнять свои обязательства перед вами, а также в соответствии с положениями настоящего Уведомления о конфиденциальности клиента.

Безопасность и хранение ваших личных данных

Ваша конфиденциальность важна для нас, и мы будем обеспечивать безопасность ваших личных данных в соответствии с нашими юридическими обязанностями. Мы предпримем разумные меры для защиты ваших личных данных от незаконного или злонамеренного доступа к ним третьих лиц.

Мы также ожидаем, что вы предпримете разумные меры для защиты собственной конфиденциальности при передаче нам информации, например не будете отправлять конфиденциальную информацию по незащищенной электронной почте, убедитесь, что вложения электронной почты защищены паролем или зашифрованы, и используйте только защищенные способы почтовой пересылки, когда нам отправляются оригиналы документов.

Ваши личные данные будут храниться нами в электронном или бумажном виде не менее шести лет, или в случаях, когда у нас есть законное право или нормативное требование хранить записи неограниченное время для целей рассмотрения жалоб.

Ваши права в отношении ваших персональных данных

Вы можете:

• запрашивать копии Ваших личных данных, которые находятся под нашим контролем.
• попросить нас подробнее объяснить, как мы используем Ваши личные данные.

• попросить нас исправить, удалить или потребовать, чтобы мы ограничили или прекратили использование ваших личных данных (подробная информация о том, в какой степени мы можем это сделать, будет предоставлена во время любого такого запроса).
• попросить нас отправить электронную копию Ваших личных данных в другую организацию, если Вы этого пожелаете.
• изменять основания для любого согласия, которое вы могли предоставить, чтобы мы могли осуществлять маркетинг для вас в будущем (включая полный отзыв любого согласия).

Некоторые данные предоставляются совместно, например, по совместной ипотеке. Если позже только один человек попросит предоставить копию хранящихся данных, нам также потребуется согласие другого лица. Это связано с тем, что совместная персональная информация, предоставленная для консультаций и заявок, не может быть впоследствии разделена. 

Как связаться с нашей фирмой в связи с использованием ваших персональных данных

Если у вас возникли вопросы или комментарии по данному документу, или вы хотите связаться с нами, чтобы воспользоваться любым из ваших прав, изложенных в нем, пожалуйста, свяжитесь с нашей главной фирмой:

The Data Protection Officer, Rosemount Financial Solutions (IFA) Ltd, Rosemount House, 2-4 Chequers Road, Basingstoke, Hampshire, RG21 7PU.     Tel:  01256-405460.

Если мы посчитаем, что имеем законное право не рассматривать ваш запрос или выполнить его иначе, чем вы просили, мы своевременно уведомим вас об этом. Вы также должны связаться с нами как можно скорее после того, как узнаете о любом несанкционированном разглашении ваших персональных данных, чтобы мы могли провести расследование и выполнить наши регуляторные обязательства.

Если у вас есть какие-либо опасения или жалобы по поводу того, как мы обработали ваши личные данные, вы можете подать жалобу в британский орган по защите данных, ICO, с которым можно связаться через их веб-сайт по адресу https://ico.org.uk/global/contact-us/ или написав по адресу: Управление комиссара по информации, Вайклифф Хаус, Уотер Лейн, Уилмслоу, Чешир, SK9 5AF.

Пожалуйста, храните это Уведомление о конфиденциальности вместе с Клиентским соглашением и любыми другими документами, связанными с консультациями, которые вы получите позже в процессе. Страница Декларации в вашем Клиентском соглашении содержит ссылку на это Уведомление о конфиденциальности. Ваша декларация и подпись подтвердят ваше согласие на обработку ваших персональных данных для целей, указанных в настоящем Уведомлении о конфиденциальности клиента.

Будущие контакты с вами

Чтобы гарантировать, что наши консультации остаются подходящими вашим потребностям в долгосрочной перспективе, мы можем связываться с вами в будущем. Например, это может понадобиться, если мы рекомендовали ипотечный договор с фиксированным сроком, который скоро заканчивается. 

Процедура рассмотрения жалоб 

Если вы остались недовольны нашим обслуживанием, пожалуйста, направьте письмо Уполномоченному по жалобам по адресу: Complaints Officer, Rosemount Financial Solutions (IFA) Ltd, Rosemount House, 2-4 Chequers Road, Basingstoke, RG21 7PU. Телефон: 01256 405460 или электронная почта: complaints@rosemountfs.co.uk. Краткое описание нашей внутренней процедуры рассмотрения жалоб для своевременного и обоснованного разрешения жалоб доступно по запросу. Если вы не сможете урегулировать свою жалобу с нами, вы можете иметь право передать её в Службу финансового омбудсмена по адресу www.financial-ombudsman.org.uk или связавшись с ними по телефону 0800 023 4567.