Повідомлення про конфіденційність клієнта

Під час роботи з нами ми попросимо вас надати нам детальну особисту інформацію, що стосується ваших поточних обставин, вашого фінансового становища та, в деяких випадках, історії вашого здоров'я та здоров'я вашої родини. (your personal Data).  Цей документ є важливим, оскільки він дозволяє нам пояснити вам, що нам потрібно буде робити з вашими персональними даними, а також різні права, які ви маєте щодо ваших персональних даних.

Хто ми є

City Mortgages Club Ltd provides mortgage and protection advice through experienced and qualified advisers based in the UK.

City Mortgages Club Ltd визначає мету та способи обробки персональних даних клієнтів, що стосуються надання консультацій. Це означає, що ми є контролерами даних для цих консультаційних видів діяльності і, відповідно, несемо відповідальність за управління цими даними клієнтів і забезпечення дотримання вимог законодавства.  

Що ми маємо на увазі під «вашими персональними даними»?

Ваші персональні дані — це будь-яка інформація, що описує або стосується ваших особистих обставин. Ваші персональні дані можуть ідентифікувати вас безпосередньо, наприклад, ім’я, адресу, дату народження, номер національного страхування. Ваші персональні дані також можуть ідентифікувати вас опосередковано, наприклад, інформація про ваше працевлаштування, історію фізичного чи психічного здоров’я або будь-які інші дані, які можуть бути пов’язані з вашою культурною чи соціальною ідентичністю.

В контексті надання вам допомоги у вирішенні ваших особистих питань, пов'язаних з консультаціями, ваші персональні дані можуть включати в себе:

• Посада, ім'я, дата народження, стать, національність, громадянство, цивільний/сімейний стан, контактні дані, адреси та документи, необхідні для підтвердження вашої особи.
  
  
• Інформація про працевлаштування та винагороду (включаючи зарплату/преміальні схеми/понаднормові/виплати за лікарняним/інші пільги), історія працевлаштування.
  
  
• Реквізити банківських рахунків, податкова інформація, позики та кредитні зобов'язання, особиста кредитна історія, джерела доходів та витрат, сімейні обставини та дані про утриманців.
  
  
• Дані спеціальної категорії. Наприклад, стан здоров'я та історія хвороби, деталі лікування та прогнози, а також медичні звіти. (Більш детальна інформація про обробку, яку ми можемо здійснювати стосовно цього типу інформації, наведена нижче).
  
  
• Детальна інформація про будь-які існуючі інвестиційні, захисні або іпотечні продукти, а також умови та положення, що стосуються цих продуктів.

Підстави, на яких наша фірма буде обробляти Ваші персональні дані

Коли ми спілкуємося з вами щодо ваших потреб, ми робимо це на підставі того, що обидві сторони укладають договір на надання послуг. Для виконання цього договору та організації необхідних вам продуктів ми маємо право використовувати ваші персональні дані. Також це потрібно для того, щоб надати вам повністю та належним чином персоналізовану консультацію, адаптовану до ваших конкретних обставин.

Альтернативно, як під час первинних обговорень з вами, так і після закінчення договору між нами з будь-якої причини, ми маємо право використовувати ваші персональні дані, якщо це відповідає нашим законним діловим інтересам і при цьому не порушує ваших прав. Наприклад, нам може знадобитися реагувати на запити іпотечних кредиторів, регуляторів, страхових компаній та нашого постачальника послуг із дотримання норм, що стосуються наданих вам консультацій, або зв’язуватися з вами для отримання відгуків про отриманий сервіс.

Іноді ми використовуємо ваші персональні дані для виконання договірних зобов’язань перед нашим регулятором, The Financial Conduct Authority, або для більш широкого дотримання будь-яких законних чи регуляторних вимог, які можуть на нас поширюватися. У таких випадках ми обробляємо ваші персональні дані для виконання юридичних, комплаєнсних або інших регуляторних зобов’язань, які на нас покладені.

Підстави, на яких ми будемо обробляти певні частини Ваших персональних даних

При обговоренні ваших фінансових планів нам потрібно буде запитати вас про ваше етнічне походження, стан здоров'я та історію хвороби (Дані вашої спеціальної категорії).  We will record and use Your Special Category Data in order to ensure we recommendations and use products that meet your needs fully.   For example, health information can have an impact on underwriting for life cover, as well as on life expectancy when considering investments and pensions.  We need to be able to ensure that we have sufficient information about these points to ensure that the products recommended are fully suited to your individual needs.

Якщо ви маєте батьківську відповідальність за дітей віком до 13 років, нам може знадобитися зберігати в наших системах інформацію, що стосується цих дітей, а можливо — і їхніх даних особливої категорії. Це може бути необхідно, наприклад, якщо у вашої дитини є тривала проблема зі здоров’ям або інвалідність. 

Організація певних видів страхування може передбачати розкриття вами нам інформації, що стосується минулих або поточних кримінальних судимостей або правопорушень (разом "Розкриття кримінальних злочинів"). Це стосується діяльності, пов'язаної зі страхуванням, такої як андеррайтинг, врегулювання збитків та шахрайства.

Ми використовуватимемо дані особливої категорії та будь-які відомості про кримінальні факти так само, як і ваші персональні дані загалом, відповідно до положень цього Повідомлення про конфіденційність. Інформація про дані особливої категорії та кримінальні відомості має бути здатною вільно передаватися між страховими посередниками, такими як наша компанія, і страховими провайдерами, щоб клієнти могли отримати необхідний страховий захист відповідно до їхніх потреб.

Як ми збираємо Ваші персональні дані?

We will collect and record Your Personal Data from a variety of sources, but mainly directly from you. You will usually provide information during the course of our initial meetings or conversations with you to establish your circumstances and needs and preferences.   You will provide information to us verbally and in writing, including email.

We may also obtain some information from third parties, for example, credit checks, information from your employer, and searches of information in the public domain such as the voters roll.  We may need to use technology solutions to assist in the collection of Your Personal Data, for example software that is able to verify your credit status.  We will need to conduct an electronic ID check to comply with
anti-money-laundering rules.  This will include a Politically Exposed Persons (PEP) and Sanctions check.   On some occasions we may ask you to supply a Passport or Driving Licence number, as this can be required to complete an electronic ID check.

Що відбувається з Вашими персональними даними, коли вони розкриваються нам?

Під час обробки Ваших персональних даних ми будемо:

• Записувати та зберігати Ваші персональні дані в наших паперових файлах, на мобільних пристроях та в наших комп'ютерних системах. Доступ до цієї інформації мають лише працівники та консультанти нашої фірми, і лише тоді, коли це необхідно для надання вам наших послуг та виконання будь-яких адміністративних завдань, пов'язаних з цими послугами або випадково пов'язаних з ними.
• Надавати свої персональні дані постачальникам продуктів та іпотечним кредиторам як у паперовому вигляді, так і в режимі он-лайн через захищений портал. Надання цієї інформації третій стороні є необхідною умовою для того, щоб ми могли розглянути будь-який запит або заявку, подану від вашого імені. Це також дозволить нам перевірити Вашу ідентифікацію з Провайдером, якщо виникне потреба у вирішенні будь-яких питань.
• Використовувати ваші персональні дані з метою надання відповідей на будь-які запити, які можуть виникнути у вас стосовно будь-якого продукту або політики, яку ви можете оформити, або для інформування вас про будь-які зміни, пов'язані з цими продуктами або політиками, про які нам може стати відомо.

Передача ваших персональних даних

Час від часу Ваші персональні дані будуть передаватися іншим особам:

• Інвестиційні компанії, іпотечні кредитори та страхові компанії.
  
  
• Треті особи, які, на нашу думку, зможуть допомогти нам з вашим запитом або заявкою, або які можуть задовольнити ваші потреби, як було визначено. Ці треті сторони включають, але не обмежуються ними, наших консультантів з питань комплаєнсу, спеціалістів з продуктів, агентів з нерухомості, постачальників юридичних послуг, таких як планувальники нерухомості, транспортні компанії, геодезисти та оцінювачі (у кожному випадку, коли ми вважаємо, що це необхідно у зв'язку з вашими конкретними обставинами).

У кожному випадку ваші персональні дані будуть передаватися лише з цілями, викладеними в цьому Повідомленні про конфіденційність клієнта, тобто для ефективного виконання наших зобов’язань щодо задоволення ваших фінансових потреб і надання вам професійних послуг. 

Будь ласка, зверніть увагу, що таке передавання ваших персональних даних не дає третім особам права надсилати вам маркетингові або рекламні повідомлення. Дані передаються виключно для того, щоб ми могли належним чином виконувати свої зобов’язання перед вами, а також відповідно до положень цього Повідомлення про конфіденційність клієнта.

Безпека та зберігання Ваших персональних даних

Ваша конфіденційність важлива для нас, і ми будемо зберігати Ваші персональні дані в безпеці відповідно до наших юридичних зобов'язань. Ми вживатимемо розумних заходів для захисту Ваших персональних даних від незаконного або зловмисного доступу до них третьої сторони.

Ми також очікуємо, що ви вживатимете розумних заходів для захисту власної конфіденційності під час передачі нам інформації, наприклад, не надсилатимете конфіденційну інформацію незахищеною електронною поштою, забезпечуватимете захист вкладень електронної пошти паролем або шифруванням і використовуватимете лише безпечні способи поштового зв'язку, коли надсилатимете нам оригінали документації.

Ваші персональні дані зберігатимуться нами в електронному або паперовому форматі щонайменше шість років, або у випадках, коли ми маємо законне право або нормативну вимогу зберігати записи протягом невизначеного терміну для цілей розгляду скарг.

Ваші права щодо Ваших персональних даних

Ти можеш:

• вимагати копії Ваших персональних даних, які знаходяться під нашим контролем.
• попросити нас додатково пояснити, як ми використовуємо Ваші персональні дані.

• просити нас виправити, видалити або вимагати від нас обмежити чи припинити використання Ваших персональних даних (детальна інформація про те, в якому обсязі ми можемо це зробити, буде надана під час будь-якого такого запиту).
• попросити нас надіслати електронну копію Ваших персональних даних іншій організації, якщо ви цього бажаєте.
• змінювати основу будь-якої згоди, яку ви могли надати, щоб ми могли надавати вам маркетингові послуги в майбутньому (включно з повним відкликанням будь-якої згоди).

Деякі дані надаються спільно, наприклад, у разі спільної іпотеки. Якщо пізніше тільки одна особа звернеться з проханням надати копію збережених даних, нам також знадобиться згода іншої особи. Це пов’язано з тим, що спільна персональна інформація, надана для консультацій та заявок, не може бути розділена пізніше. 

Як зв'язатися з нашою фірмою щодо використання Ваших персональних даних

Якщо у вас є запитання або коментарі щодо цього документа, або ви бажаєте зв'язатися з нами, щоб скористатися будь-якими з ваших прав, викладених у ньому, будь ласка, зв'яжіться з нашою головною фірмою:

The Data Protection Officer, Rosemount Financial Solutions (IFA) Ltd, Rosemount House, 2-4 Chequers Road, Basingstoke, Hampshire, RG21 7PU.     Tel:  01256-405460.

Якщо ми вважатимемо, що маємо законне право не розглядати ваш запит або виконати його інакше, ніж ви просили, ми повідомимо вас про це вчасно. Ви також повинні звернутися до нас якомога швидше, як тільки дізнаєтеся про будь-яке несанкціоноване розголошення ваших персональних даних, щоб ми могли розслідувати це та виконати наші регуляторні зобов’язання.

Якщо у вас є будь-які сумніви або скарги щодо того, як ми обробляли ваші персональні дані, ви можете подати скаргу до британського регулятора у сфері захисту даних ICO, з яким можна зв'язатися через їхній веб-сайт за адресою https://ico.org.uk/global/contact-us/ або написавши на адресу Офісу Комісара з питань інформації, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF.

Будь ласка, зберігайте це Повідомлення про конфіденційність разом з Клієнтською угодою та іншими документами, пов’язаними з консультаціями, які ви отримаєте пізніше у процесі. Сторінка Декларації у вашій Клієнтській угоді містить посилання на це Повідомлення про конфіденційність. Ваша декларація та підпис підтверджують вашу згоду на обробку ваших персональних даних з метою, зазначеною в цьому Повідомленні про конфіденційність клієнта.

Майбутній контакт з вами

Щоб забезпечити, що наші консультації залишаються відповідними вашим потребам у довгостроковій перспективі, ми можемо зв’язуватися з вами в майбутньому. Наприклад, це може знадобитися, якщо ми рекомендували іпотечний договір із фіксованим терміном, який скоро закінчується. 

Процедура розгляду скарг 

Якщо ви незадоволені нашим обслуговуванням, будь ласка, зверніться до Уповноваженого з розгляду скарг за адресою: Complaints Officer, Rosemount Financial Solutions (IFA) Ltd, Rosemount House, 2-4 Chequers Road, Basingstoke, RG21 7PU. Телефон: 01256 405460 або електронна пошта: complaints@rosemountfs.co.uk. Короткий опис нашої внутрішньої процедури розгляду скарг для своєчасного та обґрунтованого розгляду скарг доступний на запит. Якщо ви не зможете врегулювати свою скаргу з нами, ви можете мати право передати її до Служби фінансового омбудсмена за адресою www.financial-ombudsman.org.uk або зв’язавшись з ними за телефоном 0800 023 4567.